小さな会社を一人でやっていると、毎日「本来の仕事じゃない作業」に時間を奪われていくのを感じませんか？
僕の場合、一番イライラしていたのが「名もなき事務作業」でした。
- 取引先からメールで送られてくる注文書をダウンロードして、請書PDFにちまちまと入力して、印鑑の画像を貼り付けて返信する。
- 役所（e-Gov）から届く電子申請の通知。あれ、なんであんな「謎のZipファイル」で送ってくるんですかね？普通にPDFでペッと送ってくれればいいのに、いちいち専用の解凍ソフトを通さないと中身が見られない。「えっ、開けないんだけど…詰んだ」って、パソコンの前で一人で天を仰いだこと、ありませんか？
一つひとつの作業は、ほんの5分か10分かもしれません。
でも、デザインやWeb制作っていう「集中力」が命の仕事をしている最中に、この作業がポツポツと割り込んでくるんですよ。
せっかく乗っていた集中力が途切れて、「あぁ、またこの面倒な作業か……」とため息をつく。
誇張抜きに、まじでこの毎日に嫌気がさしていました。
便利な月額ツール（SaaS）は高すぎるし、オーバースペックだし、柔軟性がない
「こんな作業、どうにかして自動化できないの？」
そう思って世の中の便利なITツールを探してみました。確かに、素晴らしいクラウドサービス（SaaS）はいっぱいあります。
でも、いざ導入しようとすると、小さな会社にとっては「いや、機能が多すぎて使いこなせないわ」「月額数千円〜数万円の固定費が重すぎる」っていう壁にぶつかるんです。
さらに見た目や操作性が古すぎて使いにくかったり、既存のシステムとの連携ができないから新しいツールの使い方から勉強し直したり・・・もう最悪なんです。
僕がやりたいのは、「メールからPDFを作って印鑑を押すだけ」「謎のZipを普通のPDFに変えるだけ」っていう、超ピンポイントな作業をなくすこと。
そのために毎月高いお金を払い続けるのは、どう考えても割に合わないなと。
無いなら作ろう。自分専用の「極小」自動化ツール
「ちょうどいいツールがないなら、自分で作ってしまおう」
そう決心して、AIの力も借りながら、自分の会社の痛みをピンポイントで解決する専用ツールを自作しちゃいました。
例えば、こんなツールです。
- 「注文書、即返信ツール」
Gmailに注文書が届いた瞬間、裏側でプログラムが動いて、勝手に請書PDFに文字を入力し、電子印鑑まで押してくれます。僕がやるのは「Gmailの下書きに入ってる内容を見て、送信ボタンをポチッと押すだけ」。 - 「e-Govの面倒なZipを一発でPDFにするツール」
あの開けにくいZipファイルを、画面にポンと投げるだけで普通のPDFに変換してくれるツール。「開けなくて詰む」という最悪のストレスが完全に消え去りました。
事務作業が消えると、仕事の質が劇的に変わる
これらのツールを導入してどうなったか。
1日30分〜1時間くらい奪われていた「名もなき事務作業」が、文字通り「ほぼゼロ」になりました。
でも、一番大きかったのは時間の節約以上に「集中力を途切れさせず、本来の業務に100%没頭できるようになったこと」です。
まとめ：小さな会社こそ「自分だけの仕組み」を
「本業以外の事務作業に追われて、やりたい仕事に集中できない」
もしそう感じているなら、それは「自分専用の仕組み」を作るタイミングかもしれません。
リソースが限られている小さな会社・一人社長こそ、ITの力で「名もなき事務作業」を減らすべきです。
汎用的な重いツールを探すのはやめて、自分の痛みにだけガツンと効く「特化型ツール」を作る。それだけで、毎日の仕事の質は驚くほど変わりますよ。
一度手を止めてみて、当たり前過ぎて疑問に思わないような雑務を「自動化できないかな？」って考えてみると視界がクリアになるのでぜひ試してみてください。
今日も最後まで読んでくださりありがとうございました。